Özlük Dosyası Nedir? Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İş yaşantısında, işveren ve çalışan arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi ve işleyişi, İş Kanunu çerçevesinde belirli kurallara tabidir. Bu kuralların bir parçası olan özlük dosyası; işveren ve çalışanın haklarını korumak, yasal düzenlemelere uygunluk sağlamak ve iş ilişkilerini düzenli bir şekilde yönetebilmek adına oldukça kritik bir araçtır.

• Özlük dosyası nedir?
• Özlük dosyasını kim hazırlar?
• Özlük dosyası nasıl hazırlanır?
• Özlük dosyalarının saklanma süreleri ne kadardır?
• Özlük dosyası tutmamanın cezası nedir?
• Özlük dosyasında olması gereken belgeler nelerdir?

sorularını sizler için cevapladık.

Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası; işe alım aşamasından itibaren, çalışanın kariyeri boyunca elde edilen her türlü belge, bilgi ve dokümanın düzenli bir şekilde kayıt altına alındığı resmî belgelerden oluşan bir dosyadır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75'inci maddesinde personel özlük dosyasına ait bilgi şu şekildedir: "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

Özlük dosyasının amacı, çalışanın kimlik bilgilerinden performans değerlendirmelerine, maaş bilgilerinden sağlık durumuna kadar geniş bir yelpazede bilgiyi kayıt altında tutmaktır.

Kurumlar, işe başlayacak her çalışandan bazı belgelerin taraflarına iletilmesini ister. İstenilen bu belgeler kurumlar arasında farklılık gösterebilmektedir. Bazı kurumlar için sadece basit bir sağlık raporu yeterli olabilirken, bazı kuruluşlar ise detaylı bir sağlık tetkiki talep edebilir.

Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

Personel özlük dosyası, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı tarafından hazırlanır ve yönetilir. İnsan kaynakları departmanı, bir şirketteki çalışanların kişisel ve mesleki bilgilerini düzenli bir şekilde takip etmekten sorumludur. Ancak önemli olan özlük dosyasını kimin hazırladığından çok; personel özlük dosyalarına eklenecek bilgi ve belgelerin eksiksiz olması, gizli ve güvenli bir şekilde saklanması ve yasal düzenlemelere uygun olarak yönetilmesidir.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Personel özlük dosyası hazırlama sürecinde Kanun'da belirlenen herhangi bir format zorunluluğu bulunmamaktadır. Şirketler özlük dosyalarını kendilerinin belirlediği bir sistem çerçevesinde hazırlayabilirler.

Personel özlük dosyası her çalışan için ayrı ayrı tutulması gereken bir kayıttır. Öncelikle ilk dikkat edilmesi gereken husus, çalışandan istenilen belgelerin eksiksiz bir şekilde teslim edilmiş olmasıdır. Belgeler tamamlanmış ise devam eden süreçte yapılması gereken işlemler şu şekildedir:

• Departmanlar özelinde çalışanlara ait ayrı ayrı klasörler oluşturulur ve klasörlerin başlığına o çalışanın Adı ve Soyadı yazılır.
• Özlük dosyasına eklenmesi gereken belgelerin bir listesi çıkarılır ve karışıklığın önlenmesi adına her çalışan için listeler aynı sırada takip edilir.
• Dosyaya eklenen klasörlere eklenecek evraklar için kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir. Bu çizelge ile işe giriş ve işten ayrılma durumlarında hangi evrakların dosyaya eklenmesi gerektiği belirlenebilir.

Personel özlük dosyası dijital ortamda takip ediliyorsa dahi, denetleme durumunda matbu (fiziki) olarak ibraz edilmesi gerekir. İlgili dosyanın bir kopyası fiziki ortamda ve ıslak imzalı şekilde saklanmalıdır.

Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?

Özlük dosyalarının saklanması hususunda dosyada yer alan kayıt ve belgelere göre saklanma süreleri farklılık gösterebilmektedir. Borçlar Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında belgelerin düzenlendiği tarihten itibaren 10 yıl, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki kayıt ve belgelerin ise 15 yıldan 40 yıla kadar değişiklik gösteren saklama süreleri öngörülmektedir.

Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?

İşletmeler, Kanun'da belirtildiği üzere çalışanları ile ilgili bilgiler içeren özlük dosyasını tutmak zorundadır. İş Kanunu'nun 104. maddesinde "75'inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76'ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline bin iki yüz Türk lirası idari para cezası verilir." hükmü yer almıştır. İşçi özlük dosyasını düzenlememenin cezası 2024 yılı itibarıyla 14.740 TL olarak belirlenmiştir.

Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

Personel özlük dosyasında bulunması gereken belgeler her ne kadar kurumun faaliyet alanına göre değişebilse de genel itibarıyla şunlardan oluşmaktadır:

• İkametgâh Belgesi
• Nüfus Kayıt Örneği
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Vesikalık Fotoğraf
• İş / Hizmet Sözleşmesi
• Diploma Fotokopisi
• Sağlık Raporu
• İş Başvuru Formu
• Sabıka Kaydı
• Erkekler İçin Askerlik Durum Belgesi
• Evli Çalışanın Evlilik Cüzdanı Fotokopisi
• Evli Çalışanın Eşi ve Varsa Çocuklarının Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• SGK İşe Giriş Bildirgesi

Özlük Dosyasında Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

Özlük dosyasında yer alması gereken belgeler bazı özel durumlarda değişkenlik gösterebilir. Bu özel durumlar aşağıda belirtilmiştir:

• Kullanılan teşvik belgeleri
• Engellilik durumunda engelli raporu
• 18 yaşından küçük işçiler için ebeveyn onay belgesi
• Yabancı uyruklular için çalışma izni belgesi
• Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Çalışma Süresi İçinde Çalışanın Özlük Dosyasında Bulunması Gerekli Dosyalar Nelerdir?

Özlük dosyasında çalışanın işe girişte verdiği belgeler ile çalıştığı süre boyunca dosyaya eklenecek belgelerin güncel olması gerekmektedir. Çalışma süresinde çalışanın dosyasında olması gereken belgeler şu şekildedir:

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni vb. izin türleri
• Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, çalışanın savunması ve verilen uyarılar
• Doğum izni ve emzirme izni dilekçeleri
• İmzalı bordrolar / ücret pusulaları
• İstirahat ve iş göremezlik raporları
• Eğer ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
• Maaş zammı, terfi ve nakil bildirimleri
• Performans değerlendirme formları
• İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler, yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
• İş kazası tutanağı
• Geçici olarak bir başka iş yerine devredilecek çalışanın rızasını gösteren belge
• Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
• Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İşten Ayrılma Durumunda Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

Çalışanın işten ayrılması durumunda özlük dosyasında olması gereken belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• SGK İşten Ayrılış Bildirgesi
• İstifa Dilekçesi
• İbraname
• Fesih Bildirimi
• Kıdem ve İhbar Tazminatına ait Bordrolar
• Haklı Fesih Durumunda İspatlı Belgeler
• Noter Bildirimi
• İhbarname

İnsan Kaynaklarına Yenilikçi Yaklaşım: CottGroup'un Özlük Dosyası Çözümleri

CottGroup^®, kurumsal çözümler sunan bir organizasyon olarak, özlük dosyası yönetimi konusunda etkili ve güvenilir bir hizmet sağlamaktadır. Çalışan özlük dosyalarının fiziksel ve dijital ortamlarda güvenli bir şekilde saklanabileceği arşiv yönetim hizmeti ile insan kaynakları süreçlerinizi daha verimli hâle getirmenize olanak tanır. CottGroup'un özlük dosyası yönetimi çözümleri, çalışan bilgilerini güvenli bir şekilde saklamak, izlemek ve raporlamak için gelişmiş teknolojileri içermekte olup, aynı zamanda KVKK uyum ve güvenlik standartlarına da tam anlamıyla uymaktadır. Modern ve kullanıcı dostu Informasoft^® İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi sayesinde özlük dosyalarınızı düzenleme, depolama ve güncelleme imkânı bulacak, aynı zamanda çalışan verilerinizi düzenli bir şekilde yönetebileceksiniz.

Ek bilgiye ihtiyaç duymanız hâlinde bizimle iletişime geçiniz.