Ücret Bordrosu ve Ücret Hesap Pusulasının İş İlişkisindeki Yeri ve Hukuki Niteliği

İş ilişkisinin ister işveren ister çalışan tarafında olun, çalışma hayatında sıklıkla duyacağınız kelimelerden bir tanesi "ücret bordrosu" olacaktır. En çok karşılaşılan kelimelerden birisi olması; uygulamada çok fazla kullanılması ve hukuken önem atfedilen belgelerden olmasındandır. Ücret bordrosu, ücret hesap pusulası ile karıştırılmakta ve genellikle de birlikte kullanılmaktadır. Çalışmamızda ücret bordrosu ve ücret hesap pusulasının yasal dayanakları, içeriklerinde bulunması zorunlu unsurlar, aralarındaki benzerlikler ile farkların yanı sıra iş yargılamasındaki yerlerini inceleyeceğiz.

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu'na Göre Ücret Bordrosu

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 238'inci maddesinde, işverenlerin ödedikleri ücretler için her ay ücret bordrosu tutmaları (düzenlemeleri) gerektiği emredici şekilde düzenlemiştir.

İşverenler istedikleri şekilde bordro düzenleyebilmektedir. Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilmeli, bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanmalıdır. Ücret bordrolarında bulunması gereken en az malumat (bilgi) tahdidi olarak sıralanmış olup madde metninde belirtilen esaslara uyulmak koşuluyla herhangi bir şekil şartı öngörülmemiştir.

Vergi Usul Kanunu'na Göre Ücret Bordrolarında Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler

1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü*
2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası (Vergi Numarası),
3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti),
4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre,
5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

*İşçi ücretlerinin banka hesaplarına yatırılması hâlinde, ücretin ödendiğine dair ücret bordrosunun ayrıca imzalattırılmasına gerek bulunmamaktadır.

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'na Göre Ücret Bordrosu

Ücret bordrosu, sosyal güvenlik işlemlerinde ücret hesap pusulası ile karıştırılmasının yanı sıra prim bordroları ile de karıştırılmaktadır. Geçmiş dönemlerde üç aylık veya dört aylık sigorta primleri dönem bordroları ile sigortalı bildirimleri yapılmaktaydı. Hâlen yürürlükte olan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nde de "prim bordrosu" ifadesi geçmektedir. Her iki kelime öbeği ile ifade edilmek istenen Aylık Prim ve Hizmet Belgesi'dir. Eski dönemden kalma telaffuz alışkanlığı ve kelime benzerliği nedeniyle prim bordroları ile ücret bordroları birbiriyle karıştırılmaktadır.

5510 sayılı Kanun'da ücret bordrosu "ücret tediye bordrosu" olarak belirtilmiş ve yönetmelik ve ilgili genelgelerde de aynı şekilde tanımlanmaya devam edilmiştir. Ücret bordrosunun düzenlenmesindeki amaç; işverenlerin Kuruma verdikleri prim belgelerinin doğrulanmasının sağlanmasıdır. Ücret bordroları, Kanun'da ayrıca tanımlanmamış olup, Kurumca verilecek idarî para cezaları düzenleyen 102'nci maddesinin 5/e bendinde bordroda bulunması zorunlu unsurlar emredici şekilde düzenlenmiştir.

5510 sayılı Kanuna göre ücret bordrosunda bulunması gereken zorunlu unsurlar şunlardır:

• İş yerinin sicil numarası,
• Bordronun ilişkin olduğu ay,
• Sigortalının adı, soyadı,
• Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası (T.C. Kimlik Numarası),
• Ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. (İmza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç)

4857 sayılı İş Kanunu'na Göre Ücret Hesap Pusulası

4857 sayılı İş Kanunu'nda ücret bordrosu terimi ücret hesap pusulası olarak karşımıza çıkmaktadır. Kanun'un 37'nci maddesinde, işverenin iş yerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya iş yerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorunda olduğu düzenlenmiştir.

4857 sayılı Kanuna göre ücret bordrosunda bulunması gereken zorunlu unsurlar şunlardır:

• Ücret ödemesinin günü ve ilişkin olduğu dönem,
• Fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarı,
• Vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.

İş Yargılamasında Ücret Bordrosu

Bilindiği üzere iş yargılamalarında ağırlıklı olarak kıdeme bağlı alacakların yanı sıra; fazla çalışma, ulusal bayram ve genel tatil ücreti ile hafta tatili ücreti talep edilmektedir. Söz konusu alacakların hesabında gerekli olan unsurlardan biri çalışılan süre iken diğer önemli unsur işçinin aylık ücretidir. İşte tam da bu unsurların tespitinde ücret bordrosu veyahut ücret hesap pusulasının usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediği, belgede işçinin imzasının bulunup bulunmadığı önem arz etmektedir.

İş yargılamasında görevli iş mahkemelerinde basit yargılama usulü ve taraflarca getirilme ilkesi benimsenmiştir. Buna göre; taraflar iddialarını ispat etmek zorundadır. İddiaların ispat araçları tanık beyanı ve özellikle yazılı delil niteliğindeki ücret bordrolarıdır. Çalışma süresinin esas alındığı fazla çalışma, hafta tatili ve ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışmaları için tahakkuk bulunan ücret bordroları muteber delildir. Ücret bordrolarının imzalı olması karşısında aksi sadece yazılı delille ispat edilmesi gerektiğinden, belgenin sahibi işçi tarafından imzalı olması hâlinde belgenin ait olduğu dönemin dışlanması için itibar edilecek niteliğe kavuşacaktır. Ücret bordrosunun imzalı olmaması hâlinde çalışma sürelerine ilişkin tahakkuk bulunan belgelerin ait olduğu dönemler için yazılı delil niteliğini kaybedeceğinden aynı dönem için tanık beyanına itibar edilerek hüküm kurulabilecektir. Ancak yazılı olmayan belgede kayıtlı ücretlerin bankadan ödendiğinin anlaşılması hâlinde söz konusu tahakkuklar toplam alacak (fazla çalışma, UBGT, hafta tatili) kaleminden sadece mahsup edilecektir.

Ücret miktarının ihtilaflı olması hâlinde de emsal ücret araştırma sonuçları, tanık beyanlarının yanı sıra imzalı ücret bordroları da sonuca etki edecektir.

Genel Değerlendirme

Yukarıda ayrıntıları belirtildiği üzere; ücret bordrosu veyahut ücret hesap pusulası adlı belgeler kaçınılmaz olarak iş yaşamının ve iş yargılamasının en sık kullandığı kavramlar olmaya devam edecektir. Ücret bordrosu daha çok kamu kurumlarının alacağının (prim, vergi) takibi amacıyla düzenlenmiş ise de ücret hesap pusulası kavramı işçinin hak ve menfaatlerini öğrenmesi, takip etmesi amacıyla getirilmiş müesseselerdir.

Dolayısıyla belgenin isminin nasıl anıldığından çok usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediği, yargılama aşamasında itibar edilebilir belge statüsünde olup olmadığı önem kazanmaktadır. Her iki belgede olması gereken hususlar tek bir belgede birleştirilerek de aynı sonuca ulaşılabilmektedir. Belgenin isminden ziyade içeriğinin aranılan şartları taşıması yeterli olacaktır.

Son dönemde teknolojinin gelişmesi, iş yaşamındaki esnek çalışma modellerinin artması ve kişisel verilerin korunmasında gerekli özenin gösterilme çabası ile ücret bordroları; elektronik posta, kayıtlı elektronik posta sistemleri (KEP), kurum içi intra sistemleri aracılığı ile çalışanlara iletilmesi yaygın olarak tercih edilmektedir. Bu durum gereksiz emek ve zaman kaybının önüne geçmekte ve verimliliği artırmaktadır. Söz konusu yöntem değişikliğinin yukarıda alıntılanan Kanun hükümleri ve yargılama ilkelerine göre değerlendirilmesi gerekecektir.

Öncellikle 4857 sayılı İş Kanunu'nda ücret hesap pusulasının işçiye verilmesi gerektiği yönündeki düzenleme gözetildiğinde, yükümlülüğün işveren tarafından bir sistem kurularak elektronik ortamda yerine getirilmesi hâlinde herhangi bir yaptırımla karşılaşılmayacaktır.

Yine 5510 sayılı Kanun ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na göre ücret bordrolarının işçi tarafından imzalı olması öngörülmüş ise de sonradan yapılan değişikliklerle ücretlerin banka hesaplarına yatırılması hâlinde bu yükümlülük yerine getirilmiş sayılacak ve anılan Kanunlara göre idari yaptırımla karşılaşılmayacaktır.

İhtilaf konusu husus, bir sistem kurularak ücret bordro/hesap pusulalarının elektronik ortamda işçilere ulaştırılmasının yargılama aşamasında imzalı belge yerine geçip geçmeyeceğidir. Zira Yargıtay yerleşik içtihadı; "İşçinin fazla çalışma alacağının bordrodan fazla olduğu yönündeki ihtirazı kaydının bulunması hâlinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille yapılabilir. Bordroların imzalı ve ihtirazı kayıtsız olması durumunda, işçinin bordroda belirtilenden daha fazla çalışmayı yazılı belge ile kanıtlaması gerekir. İşçiye bordro imzalatılmadığı hâlde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda ise işçinin ihtirazı kayıt ileri sürmesi beklenemeyeceğinden, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının her türlü delil ile ispatı mümkündür." şeklindedir. Buna göre; çalışma süreleri yönünden ücret bordrosuna/ücret hesap pusulasına itibar edilmesi için imzalı olması gerekmektedir. Ücret bordrosunun imzalı olmaması hâlinde belgede kayıtlı tutarı aşan süreler tanıkla ispat edilebilmektedir. Bordroların imzalı olması durumunda ise aksi sadece yazılı delil ile ispat edilebilecektir.

Yıllık izin ispatı hususunda Yargıtay'ın istikrar kazanmış içtihadı "işveren yıllık izinlerin kullandırıldığını imzalı izin defteri veya eşdeğer bir belge ile kanıtlamalıdır." şeklindedir.

Ancak yıllık izinlerin çalışanların kullandığı izinleri onaylamalarının ardından banka iç elektronik yazışma sistemine yüklendiği anlaşılan bir olaya ilişkin olarak Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin 26.02.2019 tarihli 2016/23478sE. ve 2019/4742 sayılı karar gerekçesinde özetle; "… Ayrıca, davalı işverence 2013 yılından itibaren çalışanların kullandığı izinleri sistem üzerinden onayladığı savunulmuş olup, bu hususta da herhangi bir araştırma yapılmadığı anlaşılmıştır. Davacının, davalı nezdindeki izinlerini kullanırken sistem onayı yapıp yapmadığı araştırılarak yıllık izin süresi bu araştırma sonucuna göre değerlendirilmeli…" demek suretiyle işçi tarafından onaylanan sitemlere yazılı delil gibi itibar edildiği anlaşılmaktadır.

Yargıtay'ın ücret bordrolarının imzalı olmasını aramasının temel gerekçelerinden biri, işçinin belge içeriğini görmesi, tahakkuklardan haberdar olmasının sağlanmasıdır. Bir diğer önemli husus ise belge içeriğine itiraz edebilme olanağının tanınmasıdır. Zira belgede işçinin imzasının bulunması (irade fesadı hâlleri, sahteliğin ileri sürülmesi v.b hariç olmak üzere) kendisine ücret bordrosunun teslim edildiği, belgeye itiraz edebilme olanağının sağlandığı, isterse imzalamak yerine ihtirazı kayıt koyabilme imkânının verildiği anlaşılacaktır.

Dolayısıyla açıklanan gerekçelere göre bir değerlendirme yapıldığında aranan fonksiyonlara izin vermeyen teslim usulünde işçi belgenin içeriğine ilişkin bilgi sahibi olmakta iken içeriğe itiraz etme olanağı bulamayacaktır. Bu yönün eksik kalması nedeni ile elektronik ortamda yapılan teslimler yargı mercilerince yazılı delil olarak kabul görmemiştir.

Bu durumda, yargılama mercilerinin aradığı koşulların gerçekleştirilmesi ile ihtilaf giderilebilecektir. Yapılacak elektronik sistemlere; işçiye belgenin gönderildiği tarih, işçinin belgeyi gördüğü tarih, belge içeriğini kabul ettiği yönünde onay veyahut belge içeriğini kabul etmediğine ilişkin onay ve itirazını yazabileceği bir bölümün eklenmesi gerekmektedir. Belirtilen şartları taşıyan bir sistemde, her bir bordroda bu sürecin gösterilmesinin yanı sıra belge içeriğinin sonradan değiştirilmesine imkân vermeyecek şekilde düzenlenmesi hâlinde elektronik sistemler aracılığı ile teslim edilen bordro/ücret hesap pusulaları ile ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda yazılı delil olarak kullanılabilme imkânı elde edilebileceğini değerlendirmekteyiz.

Ek bilgiye ihtiyaç duymanız hâlinde bizimle iletişime geçiniz.