E-Vizite Nedir? SGK E-Vizite Bildirimi Nasıl Yapılır?

Bu noktada devreye giren sistem SGK E-Vizite uygulamasıdır.

E-Vizite, raporlu çalışanın istirahat süresinde çalışıp çalışmadığını SGK'ya elektronik ortamda bildirilmesini sağlayan resmî sistemdir. Teknik adıyla bu işlem, "Çalışılmadığına Dair Bildirim" olarak geçer.

Bu makalede;

• E-Vizite nedir?
• SGK E-Vizite hangi durumlarda zorunludur?
• E-Vizite bildirimi nasıl yapılır?
• E-Vizite süresi kaç gündür?
• E-Vizite yapılmazsa ceza var mı?
• E-Vizite ile geçici iş göremezlik ödeneği arasındaki ilişki nedir?
• Bordro ve eksik gün bildirimi nasıl etkilenir?

gibi tüm kritik sorulara kapsamlı yanıt bulacaksınız.

E-Vizite Nedir?

E-Vizite, Sosyal Güvenlik Kurumu'nun elektronik altyapısı üzerinden yürütülen ve istirahat raporu bulunan sigortalılar için işveren tarafından yapılan "çalışılmadı" beyanını içeren dijital uygulamadır.

Süreç şu şekilde işler:

1. Sağlık kuruluşu tarafından düzenlenen rapor SGK sistemine elektronik olarak düşer.
2. İşveren e-Bildirge yetkisi ile sisteme giriş yaparak ilgili raporu görüntüler.
3. Rapor döneminde çalışanın fiilen çalışıp çalışmadığı beyan edilir.
4. SGK, bu beyan doğrultusunda geçici iş göremezlik ödeneği sürecini tamamlar.

Bu yönüyle e-Vizite, SGK'nın ödenek hesaplama mekanizmasının tamamlayıcı unsurudur.

Not: Raporun SGK sistemine düşmesi tek başına yeterli değildir. İşverenin beyanı, raporlu dönemin çalışılmadığı bilgisiyle kapanmasını sağlar. Bu kapanış, SGK'nın geçici iş göremezlik ödeneğini (rapor parası) daha sağlıklı değerlendirmesinde önemli bir adımdır.

E-Vizite Ne İşe Yarar?

E-Vizite sisteminin işlevini üç temel başlık altında değerlendirmek mümkündür:

1. Geçici İş Göremezlik Ödeneğinin İşletilmesi

SGK tarafından ödenen rapor parası (geçici iş göremezlik ödeneği), işverenin beyan süreci tamamlanmadan sistemsel olarak ilerlemeyebilir. E-Vizite bildirimi, raporun ödeme aşamasına geçmesini sağlayan operasyonel adımdır.

2. Bordro ve SGK Bildirim Uyumunun Sağlanması

Raporlu günler:

• Prime esas kazancı
• Eksik gün kodlarını
• Ücret hesaplamasını
• Aylık prim ve hizmet bildirimi süreçlerini

etkiler. E-Vizite yapılmadığında rapor ile bordro kayıtları arasında uyumsuzluk oluşabilir.

3. Denetim ve Risk Yönetimi

SGK denetimlerinde en sık incelenen alanlardan biri, rapor-puantaj-bordro uyumudur. E-Vizite kaydı, çalışanın istirahat süresinin SGK’ya bildirildiğini gösteren ve denetimlerde esas alınan resmî kayıttır.

E-Vizite Hangi Durumlarda Kullanılır?

E-Vizite uygulaması, aşağıdaki istirahat türlerinde devreye girer:

• Hastalık nedeniyle düzenlenen istirahat raporları
• İş kazası sonrası düzenlenen raporlar
• Meslek hastalığı raporları
• Analık (doğum öncesi ve sonrası) istirahat raporları

Özellikle iş kazası ve meslek hastalığı raporlarında, bildirim süreci daha hassas ilerler. Çünkü bu raporlar, kısa vadeli sigorta kolları kapsamında ayrı değerlendirme kriterlerine tabidir.

SGK E-Vizite Bildirimi Nasıl Yapılır?

SGK'nın "Çalışılmadığına Dair Bildirim Giriş Sistemi" üzerinden yürütülen e-Vizite işlemleri, son düzenlemelerle birlikte SMS yoluyla ikincil doğrulama adımını da içermektedir. Bu uygulama, işveren yetkililerinin sisteme giriş ve bildirim onay aşamalarında ek güvenlik doğrulamasına tabi tutulmasını amaçlamaktadır.

Bu düzenleme, özellikle yetkisiz erişimlerin ve yanlış beyan risklerinin önlenmesine yönelik bir kontrol mekanizmasıdır. Dolayısıyla e-Vizite süreci artık yalnızca teknik bir bildirim işlemi değil, aynı zamanda kimlik doğrulama temelli bir güvenlik prosedürü olarak değerlendirilmelidir. Konuya ilişkin ayrıntılı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.

Güncel İşlem Adımları

E-Vizite bildirimi aşağıdaki aşamalarla gerçekleştirilir:

1. SGK e-Bildirge kullanıcı bilgileri ile sisteme giriş yapılır.
2. "Çalışılmadığına Dair Bildirim" ekranı açılır.
3. İlgili sigortalıya ait istirahat raporu görüntülenir.
4. Rapor döneminde çalışılmadığı beyan edilir.
5. İşlem onay aşamasında, sistemde kayıtlı cep telefonuna gönderilen SMS doğrulama kodu girilerek ikinci adım doğrulama tamamlanır.
6. Bildirim kesinleştirilir.

Bu SMS doğrulama adımı, özellikle büyük ölçekli işletmelerde birden fazla kullanıcı yetkilendirmesi bulunan sistemlerde önemli bir güvenlik katmanı oluşturur.

SMS Doğrulama Neden Önemlidir?

SMS ile ikincil doğrulama uygulaması:

• Yetkisiz işlem riskini azaltır.
• İşveren sorumluluğunu netleştirir.
• SGK sistemlerinde işlem güvenliğini artırır.
• Denetimlerde işlem kaydının doğrulanabilirliğini güçlendirir.

İşverenler Nelere Dikkat Etmelidir?

• SGK sisteminde kayıtlı cep telefonu bilgilerinin güncel olması gerekir.
• Yetkili kullanıcı tanımlamaları doğru yapılmalıdır.
• Bildirim sorumluluğu yazılı prosedürle belirlenmelidir.
• SMS doğrulama adımı son aşama olduğundan, işlem tamamlanmadan sistemden çıkılmamalıdır.

Bu güncelleme ile e-Vizite süreci artık sadece "rapor gördüm, onayladım" şeklinde ilerleyen bir işlem değildir. SMS doğrulama uygulaması, işveren beyanının güvenli ve kişisel sorumluluğa dayalı olarak yapılmasını sağlayan yeni bir aşamadır.

E-Vizite Bildirim Süresi Ne Kadar?

Geçici iş göremezliğin (istirahat süresinin) sona erdiği ayın bildirgesinin verilme süresinin sonuna kadar bildirim yapılabilmektedir. 4/a kapsamındaki sigortalılara geçici iş göremezlik ödemelerinde, işverenlerden istenilen bildirimlerin belirlenen süre içerisinde ve elektronik ortamda yapılmaması hâlinde sigortalı başına aylık asgari ücretin onda biri tutarında, bildirimlerin hiç yapılmaması hâlinde sigortalı başına aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanacaktır.

Bu nedenle kurum içi prosedürlerde e-Vizite süreci net bir iş akışına bağlanmalıdır.

E-Vizite ile Geçici İş Göremezlik Ödeneği Arasındaki İlişki

Hastalık raporlarında SGK tarafından ödenek bağlanabilmesi için, rapor başlangıcından önceki dönemde belirli prim gün şartlarının sağlanması gerekir. Uygulamada sıklıkla referans verilen kriter, son bir yıl içinde en az 90 gün kısa vadeli sigorta primi bildirilmiş olmasıdır.

E-Vizite, bu matematiği değiştirmez ancak ödenek sürecinin teknik olarak tamamlanmasına katkı sağlar.

E-Vizite ve Bordro Süreci

Raporlu günler bordroda aşağıdaki alanları etkiler:

Bu noktada üzerinde durulması gereken temel ilke "tek kaynaktan doğruluk" anlayışıdır. Çalışma süreleri PDKS veya puantaj sisteminde nasıl kayıt altına alınıyorsa, bordro hesaplaması bu veriyi esas almalı; bordroda yer alan bilgiler de SGK bildirimlerine aynı şekilde yansımalıdır. E-Vizite bildirimi ise rapor döneminde çalışılmadığını resmî olarak teyit ederek bu sürecin son halkasını tamamlar.

Bu zincirdeki herhangi bir kopukluk denetimlerde soru işareti yaratır. Kayıtlardan biri doğru olsa bile, sistem bütünlüğü bozulduğunda kurumsal risk doğar.

Uygulamada sık karşılaşılan basit bir senaryoyu ele alalım:

Çalışan rapor alır, PDKS'de "rapor" olarak işaretlenir, bordroda eksik gün kodu girilir; ancak e-Vizite bildirimi yapılmaz. Çalışan rapor ücretinin yatmaması sebebiyle ilgili birime başvurur, bordro süreci geriye dönük kontrol edilir ve kapanış gecikir.

Bu durum teknik bir sistem hatasından ziyade, süreç yönetimindeki koordinasyon eksikliğinden kaynaklanır. Kurumsal yapılarda e-Vizite, puantaj ve bordro süreçlerinin entegre ve zamanında yürütülmesi hem çalışan memnuniyeti hem de mevzuata uyum açısından kritik önem taşır.

E-Vizite Bildirimi Yapılmazsa Ne Olur?

E-Vizite süreci çoğu zaman "ceza var mı yok mu?" sorusuyla ele alınır. Oysa mesele yalnızca idari yaptırım değildir; konu, süreç bütünlüğü ve kurumsal risk yönetimi açısından değerlendirilmelidir. E-Vizite bildiriminin yapılmaması veya gecikmesi, etkisini üç farklı düzlemde gösterir:

Çalışan açısından:

Raporlu çalışanın geçici iş göremezlik ödeneği süreci uzayabilir. Bu durum, çalışan nezdinde "hak kaybı" algısı yaratır ve insan kaynakları birimine yönelen soru ve şikâyetleri artırır. Özellikle yüksek çalışan sayısına sahip organizasyonlarda bu durum, operasyonel yoğunluğa dönüşebilir.

İşveren açısından:

Rapor, puantaj ve bordro kayıtları arasında tutarsızlık oluşması hâlinde denetimlerde açıklama yükü doğabilir. E-Vizite eksikliği, uyum süreçlerinin yeterince sistematik yürütülmediği izlenimini yaratır. Bu da kurumsal risk algısını artırır.

Operasyonel açıdan:

E-Vizite yapılmadığında bordro kapanış süreçleri sekteye uğrayabilir. Geriye dönük düzeltmeler, ek kontroller ve manuel müdahaleler gerekir. Bu durum yalnızca zaman kaybı değil; aynı zamanda hata ihtimalinin artması anlamına gelir.

Uygulamada sık karşılaşılan yanlış varsayım şudur:

"Bordroda rapor gününü düşersek, sorun çözülür."

Oysa bordro kaydının düzeltilmesi, SGK nezdindeki ödenek sürecini otomatik olarak tamamlamaz. E-Vizite'nin değeri tam da burada ortaya çıkar. Bu uygulama, rapor döneminin yalnızca muhasebe tarafını değil, sosyal güvenlik boyutunu da kapatan resmî bir beyan mekanizmasıdır.

Dolayısıyla e-Vizite, bir formalite değil; çalışan haklarının korunması ve kurumsal uyumun sağlanması açısından tamamlayıcı bir süreçtir.

E-Vizite Süreci İçin Pratik Kontrol Tablosu

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

E-Vizite ile "Çalışılmadığına Dair Bildirim" aynı şey mi?

Pratikte evet; e-Vizite dendiğinde çoğu işverenin kastettiği işlem, SGK sistemindeki çalışılmadığına dair bildirim ekranıdır. Bu ekran, raporlu dönemde çalışanın fiilen çalışmadığını beyan ederek SGK ödenek sürecini tamamlamaya yardımcı olur.

E-Viziteyi kim yapmalı: İnsan kaynakları mı, muhasebe mi, bordro operasyon ekibi mi?

Mevzuat perspektifinden sorumluluk işverendedir. Operasyonel olarak ise şirketin organizasyonuna göre görev İK, bordro ekibi veya muhasebede olabilir. Kritik olan, tek birime "etiketlemek" değil; PDKS-bordro-SGK bildirimini aynı doğruluk hattında birleştirecek görev tasarımı kurmaktır. En iyi uygulama, birincil sorumlu + yedek sorumlu belirlenmesidir.

E-Vizite yapılmazsa çalışan rapor parasını hiç alamaz mı?

Çoğu vakada süreç gecikir veya takibe düşer. Çalışan, ödenek sürecinin ilerlemediğini hisseder. Burada "hiç alamaz" yerine daha doğru ifade şudur: E-Vizite işlemi geciktiğinde ödenek süreci pratikte gecikebilir. Bu nedenle şirket içi SLA (ör. rapor bitişini izleyen günlerde işlem) belirlemek önemlidir.

Hastalık raporunda 90 gün şartı nedir?

Hastalık nedeniyle geçici iş göremezlik ödeneğinde, rapor başlangıcından önceki 1 yıllık dönemde en az 90 gün kısa vadeli sigorta primi bildirilmiş olması gerekir.

(Not: İş kazası/meslek hastalığı gibi durumlarda şartlar ve değerlendirme farklılaşabilir.)

E-Vizite ile eksik gün bildirimi aynı şey mi?

Hayır. Eksik gün bildirimi bordro/MPHB hattında "kaç gün çalışıldı" sorusuna yanıt verir. E-Vizite ise rapor döneminde "çalışılmadı" beyanıyla ödenek ve kontrol sürecini tamamlar. İkisi birbirini doğrulamalıdır; biri diğerinin yerine geçmez.

E-Vizite yanlış yapılırsa düzeltme olur mu?

Uygulamada düzeltme ihtiyacı doğabilir ancak burada kritik olan düzeltmenin "ekran üzerinden" yapılması kadar, bordro ve eksik gün kayıtlarıyla uyumlu hâle getirilmesidir. Yanlış beyanın tekrarı veya sürelerin kaçırılması, süreç riskini büyütür. Bu nedenle düzeltme ihtiyacında "bordro kapanış" etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

Rapor e-Devlet'te görünüyor ama ödeme yatmadı! Bu durumun en sık sebepleri nelerdir?

Sahada en sık gördüğümüz sebepler:

• E-Vizite/çalışılmadı bildiriminin gecikmesi
• Prim günü/şartların sağlanmaması (özellikle hastalık raporunda 90 gün şartı)
• Rapor türü veya tarih aralığında sistemsel uyuşmazlık
• Bordro/eksik gün kaydının raporla çelişmesi

Sonuç

E-Vizite, SGK süreçlerinde "küçük bir ekran" gibi görünse de çalışan ödeneklerinin zamanlamasından bordro doğruluğuna, denetim tutarlılığından operasyonel yönetime kadar etkisi geniş bir uygulamadır.