İlgili Kişi Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulü: KVKK Kamuoyu Duyurusu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu ("Kurum"), 1 Ekim 2026 tarihinde "İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu"nu yayımlamıştır. Duyuru, uygulamada sıkça karşılaşılan bir soruna temas etmekte ve ilgili kişi başvurularına verilen cevabın hangi usulle bildirilmesi gerektiğini açıklığa kavuşturmaktadır.

Duyurunun çıkış noktası, Kuruma iletilen şikâyetler kapsamında yürütülen incelemelerde bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca sözlü yöntemlerle cevaplandırdığının tespit edilmesidir. Kurum bu uygulamanın mevzuata uygun bir cevap olarak kabul edilmediğini açıkça ifade etmiştir.

Başvuruya Cevap Verme Yükümlülüğünün Hukuki Çerçevesi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 11'inci maddesinde ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin hakları düzenlenmiş olup, 13'üncü maddesinde bu hakların kullanılmasına yönelik taleplerin veri sorumlusuna iletilebileceği hüküm altına alınmıştır.

Kanunun 13'üncü maddesi uyarınca veri sorumlusu, kendisine iletilen başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Veri sorumlusu bu süre içinde talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in ("Tebliğ") 6'ncı maddesinde de aynı doğrultuda bir düzenleme yer almaktadır. Buna göre veri sorumlusu, başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri almakla yükümlü olup, başvuruya vereceği cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirmek durumundadır.

Dolayısıyla cevabın içeriği kadar bildirim usulü de mevzuat tarafından belirlenmiş bir yükümlülük niteliği taşımaktadır.

Kurumun Tespiti: Yalnızca Sözlü Yöntemle Verilen Cevaplar

Kurum, kendisine iletilen çeşitli şikâyetler kapsamında yürüttüğü incelemelerde bazı veri sorumlularının ilgili kişilerin başvurularını yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle cevaplandırdığını tespit etmiştir.

Bu uygulamanın pratikte çeşitli gerekçelerle tercih edildiği düşünülebilir. Başvurunun hızla sonuçlandırılması, ilgili kişiyle doğrudan iletişim kurularak sürecin yumuşatılması veya yazılı bir metin hazırlanmasının getireceği iş yükünden kaçınılması bu gerekçeler arasında sayılabilir. Ancak Kurumun duyurusu, tercih edilen yöntemin pratik faydasının mevzuatta öngörülen bildirim usulünün yerine geçmediğini ortaya koymaktadır.

Sözlü İletişim Hangi Hâllerde Mümkündür?

Duyuruda sözlü iletişimin tümüyle yasaklanmadığı özellikle vurgulanmıştır. Kurum, başvuruların değerlendirilmesi sürecinde ek bilgi veya belge talep edilmesi, başvurunun açıklığa kavuşturulması ya da başvuru sürecine ilişkin bilgilendirme yapılması amacıyla ilgili kişilerle telefon, yüz yüze görüşme veya benzeri yöntemlerle iletişime geçilmesinin mümkün olduğunu belirtmiştir.

Ancak bu kapsamda gerçekleştirilen sözlü iletişim, Kanunun 13'üncü maddesi ve Tebliğ'in 6'ncı maddesi uyarınca verilmesi gereken cevap olarak kabul edilmemektedir.

Buradan çıkan ayrım şu şekilde özetlenebilir: Sözlü iletişim, başvurunun değerlendirilmesi sürecinde kullanılabilen bir yardımcı araç niteliğindedir. Nihai cevap ise her hâlde yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmelidir. Başvuru telefonda görüşülerek fiilen sonuçlandırılmış olsa dahi, sonucun ayrıca yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

Yazılı veya Elektronik Bildirimin İşlevi

Kurum, bildirim usulüne ilişkin bu yaklaşımın gerekçesini de duyuruda açıklamıştır. Başvuruya verilen cevabın yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmesi; talebin kabul edilip edilmediğinin, ret hâlinde ret gerekçelerinin, varsa başvuru kapsamında gerçekleştirilen işlemlerin ve cevabın ilgili kişiye hangi tarihte bildirildiğinin açık, denetlenebilir ve ispatlanabilir şekilde ortaya konulmasını sağlamaktadır.

Kurumun ifadesiyle bu husus; ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmeleri, Kurul nezdindeki şikâyet ve inceleme süreçlerinin sağlıklı şekilde yürütülebilmesi ve olası yargı süreçlerinde başvuru sürecinin belgelendirilebilmesi bakımından önem taşımaktadır.

Bu gerekçe veri sorumluları bakımından da dikkate alınması gereken bir sonuç doğurmaktadır. Yazılı veya elektronik bildirim yalnızca ilgili kişinin lehine işleyen bir güvence olarak değerlendirilmemelidir. Başvurunun süresinde ve mevzuata uygun şekilde sonuçlandırıldığını ispat yükü veri sorumlusunun üzerinde bulunduğundan, bildirimin belgelendirilmesi veri sorumlusunun kendi savunmasını da mümkün kılmaktadır. Sözlü olarak verilen bir cevabın içeriğinin ve tarihinin sonradan ortaya konulması güçleşeceğinden, bu durumun idari para cezası riski bakımından da sonuç doğurabileceği düşünülebilir.

Cevabın bildirildiği tarihin kayıt altına alınmasının ayrı bir önemi bulunmaktadır. İlgili kişinin Kurula şikâyet yoluna başvurabileceği süre, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihe bağlanmış olduğundan, bildirim tarihinin belgelendirilebilir olması sürecin takibi bakımından belirleyici olabilecektir.

Cevabın İçeriğine İlişkin Beklentiler

Duyuruda bildirim usulünün yanında cevabın içeriğine ilişkin beklentilere de yer verilmiştir. Kurum, veri sorumlularının başvuruda yer alan taleplerin hangi kapsamda karşılandığını açıkça belirtmelerinin ve reddedilen taleplerin gerekçelerine açık ve anlaşılır şekilde yer vermelerinin önem arz ettiğini ifade etmiştir.

Bu beklenti özellikle çok sayıda talebin tek bir başvuruda birlikte iletildiği hâllerde önem kazanmaktadır. Başvurunun bir kısmının karşılandığı, bir kısmının ise reddedildiği durumlarda, hangi talebin hangi kapsamda sonuçlandırıldığının talep bazında açıklanması uygun bir yaklaşım olarak değerlendirilebilir. Genel ifadelerle verilen ve hangi talebin karşılandığı anlaşılamayan cevapların, mevzuatın öngördüğü açıklık ölçütünü karşılamayacağı düşünülebilir.

Veri Sorumluları Bakımından Yapılması Gerekenler

Duyuru sonrasında şirketlerin aşağıdaki başlıkları gözden geçirmesi önem taşımaktadır:

• İlgili kişi başvurularının alınmasından cevaplandırılmasına kadar yürüyen sürecin yazılı bir prosedüre bağlanması ve bu prosedürde nihai cevabın yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirileceğinin açıkça düzenlenmesi.
• Başvuruların yalnızca telefon görüşmesi veya yüz yüze bilgilendirme ile sonuçlandırıldığı bir uygulamanın bulunup bulunmadığının tespit edilmesi. Çağrı merkezi, insan kaynakları ve müşteri ilişkileri birimleri bu bakımdan öncelikle incelenmelidir.
• Başvuruyla ilgili olarak ek bilgi veya belge talep edilmesi amacıyla kurulan sözlü iletişimin, nihai cevabın yerine geçmediği hususunda ilgili birimlerin bilgilendirilmesi.
• Cevabın iletilmesinde kullanılacak kanalların belirlenmesi. Kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza ile imzalanmış ileti, başvuruda bildirilen elektronik posta adresine gönderim veya iadeli taahhütlü posta gibi yöntemler, bildirimin ispatlanabilirliği bakımından değerlendirilebilir.
• Cevap metinlerinde kullanılmak üzere şablonların hazırlanması. Şablonlarda talebin kabul edildiği, kısmen kabul edildiği veya reddedildiği hâllerin ayrı ayrı düzenlenmesi ve ret gerekçelerine ilişkin açıklama alanlarının bulunması uygun olacaktır.
• Aydınlatma metinleri, web sitesindeki başvuru formları ve kişisel veri işleme envanterinde başvuru kanallarına ilişkin bilgilerin güncel olup olmadığının kontrol edilmesi.
• Başvuruların bir kısmının veri işleyen konumundaki tedarikçiler nezdinde sonuçlandırıldığı hâllerde, bu süreçte verilecek cevabın da yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirileceğinin sözleşmelerde ve çalışma akışlarında güvence altına alınması.

Sonuç ve Değerlendirme

Kamuoyu duyurusu Kanun ve Tebliğ ile öngörülmüş olan yükümlülüklere yeni bir yükümlülük eklemiş değildir. Duyuru, mevcut düzenlemenin bildirim usulüne ilişkin boyutunu hatırlatmakta ve uygulamada ortaya çıkan bir aksaklığı gidermeyi amaçlamaktadır.

Bununla birlikte duyurunun pratik etkisinin sınırlı olmadığı değerlendirilebilir. Başvuruyu telefonda görüşerek fiilen çözen, ancak sonucu yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirmeyen bir veri sorumlusunun, Kurul nezdinde yürütülecek bir inceleme bakımından başvuruyu usulüne uygun şekilde sonuçlandırmadığı sonucuna ulaşılması ihtimali bulunmaktadır.

Bu sorunun cevabı olumsuz ise, başvuru yanıtlama sürecinin duyuru doğrultusunda yeniden ele alınması gerekmektedir.

Konuya ilişkin detayları İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu üzerinden inceleyebilirsiniz.