İleti Yönetim Sistemi ve Yeni Uygulamalar

28.08.2020 tarihli 31227 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in ("E-İleti Yönetmeliği" veya "Yönetmelik") 2. Maddesi değiştirilmiş ve alınan onayların İleti Yönetim Sistemi'ne ("İYS") aktarılması için son tarih 1.12.2020 tarihine kadar uzatılmıştır. İYS nedir? Kimler mevzuat yükümlüsüdür? Bu süreye kadar mevzuat yükümlüleri ne yapmalıdır?

Bu yazımızda mevcut düzenlemeler çerçevesinde elektronik iletiler ile kurulacak ticari iletişimin temel esaslarını ve İYS'yi açıklayacağız.

Elektronik Ticari İleti Nedir, E-ileti Düzenlemeleri Hangi Durumlara Uygulanır?

Elektronik ticari iletiler, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ("E-Ticaret Kanunu" veya "Kanun"), Yönetmelik ve ilgili mevzuatlarda düzenlenmiştir.

Yönetmelik kapsamına dahil olan, hizmet sağlayıcılar tarafından mal ve hizmetlerini veya işletmesini tanıtma, pazarlama ya da bunları başkası adına yapma amacıyla elektronik iletişim araçlarıyla kurulan ticari iletişimdir. Bununla birlikte özel sektörel düzenlemelere tabi bazı alanlar ise Yönetmelik'ten istisna tutulmuştur. Bunlar:

• Elektronik Haberleşme Kanunu'na tabi olan işletmecilerin münhasıran kendi mal ve hizmetleriyle ilgili tanıtım, pazarlama vb. hususlarını içeren abone ve kullanıcı iletileri,
• Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile kamuya yararlı dernekler ve vergi muafiyeti sağlanan vakıfların ticari işletmeleriyle ilgili faaliyetlerini içeren iletiler,
• Vakıf üniversiteleri ile diğer özel okulların öğrenci ve veli iletileri,
• Radyo ve televizyon yayıncılığı yapan kuruluşların kamu bilgilendirme ve eğitim iletileri,
• Devlet, mahalli idareler ve diğer kamu tüzel kişilerinin kamuoyunu bilgilendirme iletileri.

Konuyu daha iyi açıklamak adına mevzuatta yer alan bazı terimlere değinmek faydalı olacaktır:

E-İleti Yönetmeliği uyarınca ticari elektronik ileti; telefon, çağrı merkezleri, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, e-posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalarla elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletilerdir.

Elektronik iletişim araçları internet ve diğer iletişim ağları üzerinden iletilerin gönderilmesine, alınmasına veya saklanmasına imkân sağlayan bilgisayar, telefon, faks, otomatik arama makineleri gibi her türlü cihazı ifade eder. Buna göre örneğin tele marketing hizmetinde telefon, robocall hizmetinde otomatik arama makineleri, anlık bildirim (push-notification) gönderilen cihazlar elektronik iletişim aracıdır.

Ticari iletişim ise alan adları ve e-posta adresleri dışında, mesleki veya ticari faaliyet kapsamında kazanç sağlamaya yönelik olarak elektronik ticarete ilişkin her türlü iletişimdir.

Bu iletişimde alıcı, tüketici ya da mesleki veya diğer amaçlarla hareket eden gerçek veya tüzel kişidir. Hizmet sağlayıcı ise elektronik ticaret faaliyetinde bulunan gerçek veya tüzel kişidir. Ticari iletişim kurmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler bir aracı hizmet sağlayıcının sağladığı elektronik ortam aracılığıyla da ticari iletişimi gerçekleştirebilir.

Ticari Elektronik İleti Onayı Nedir? Hangi Durumlarda Alınmalıdır?

Hizmet sağlayıcının alıcılara kendi mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların e-posta, telefon gibi elektronik iletişim adreslerine gönderdiği ticari elektronik iletiler için alıcılardan önceden onay alması gerekmektedir. Bu onay, alıcılar reddetme hakkını kullanıncaya kadar geçerli olacaktır.

• Bununla birlikte Yönetmelik onay gerektirmeyen istisnai durumlara yer vermiştir. Bunlar;
• Alıcının kendisiyle iletişim kurulması için iletişim bilgilerini verdiği hâllerde temin edilen mal ve hizmetlere ilişkin değişiklik, bakım, kullanım vb. hususlarını içeren iletiler,
• Devam eden abonelik, üyelik, ortaklık gibi ilişkilerde, herhangi bir mal veya hizmet özendirilmeksizin veya tanımı yapılmaksızın;
• Tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma gibi durumlara ilişkin iletiler,
• İlgili mevzuatlarda hizmet sağlayıcıya getirilen bilgilendirme yükümlülüğü kapsamında gönderilen iletiler,
• Sermaye piyasasına ilişkin yasal düzenlemeler uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen iletiler.

Bununlar birlikte Yönetmelik önceden onay kuralına özellikli bir istisna daha getirmiştir. Tacir ve esnaf olan alıcılara gönderilen ticari elektronik iletilerde önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak yukarıdaki istisnalardan farklı olarak bu durumda alıcılar Yönetmelik uyarınca ret hakkını kullanma hakkına sahiptir (opt-out) ve ret beyanında bulunan alıcılara artık bu tür iletiler gönderilemez.

Onay Nasıl Alınır?

Yönetmelik uyarınca onay, yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla alınabilir. Onay kaydında alıcıya ait şu bilgiler yer almalıdır:

• Ticari elektronik ileti gönderilmesini kabul ettiğine dair olumlu irade beyanı (örneğin "istiyorum", "kabul ediyorum", "onaylıyorum"),
• Adı ve soyadı,
• Elektronik iletişim adresi,
• Onay fiziki ortamda alınıyor ise imzası.

Burada dikkat edilecek husus, olumsuz beyan ile onay alınamamasıdır. Örneğin "promosyon mesajları almak istemiyorum" ifadesinin işaretlenmemiş olması, onay verildiği anlamına gelmeyecektir.

Onayın konusunun içerik alınan onaya uygun olması gerekmektedir; bu nedenle onay, gönderilecek içerik açısından belirleyicidir.

Onay elektronik ortamda alındı ise onayın alındığı bilgisi, reddetme imkânı da belirtilerek, alıcının elektronik iletişim adresine aynı gün içinde iletilmelidir.

Onay, ticari elektronik iletiyle birlikte alınamaz. Bununla birlikte özel şartlara tabi olarak abonelik, üyelik gibi sözleşmeler içerisinde onay alınabilir. Aşağıda bahsedeceğimiz İYS Yolu Modülü ile alınacak onay beyanları ise farklı şekil ve esas şartlarına tabi olabilecektir.

İYS nedir? Kimler İYS'ye Kayıt Olmalıdır?

Yukarıda bahsettiğimiz iletişim onaylarının hizmet sağlayıcılar tarafından saklanması gerekmektedir. Alınan onay fiziki ise arşivleme, gerektiğinde arşivden çıkarma, güvenlik ve gizliliğini sağlama gibi zorlukları beraberinde getirir. Öte yandan elektronik ortamda alınan onayların da kaydının tutulması ve gizlilik ve güvenliğinin sağlanması gerekmektedir. Alıcılar ise mevcut durumda her bir hizmet sağlayıcıyla ayrı ayrı onay ve ret beyanlarını sunmaktadır. İYS ilgili mevzuat çerçevesinde kurulmuş, bahse konu izinlerin ve retlerin gerek alıcılar gerek hizmet sağlayıcılar açısından yönetilebileceği bir ulusal bir veri tabanıdır.

İYS ile hizmet sağlayıcılar alıcı izinlerini sisteme yükleyebilecektir. Hizmet sağlayıcılar arama, mesaj, e-posta gibi farklı konulardaki iletilere ilişkin izinleri saklayabilecek, izin veren veya ret hakkını kullanan alıcıları belirleyebilecek, bu izinler üzerinde yönetsel işlemleri yapabileceklerdir.

İYS ile alıcılar sistem üzerinden onay verebilecek, verdikleri onayları görüntüleyebilecek veya kaldırabilecek, izinsiz ileti gönderimlerini şikâyet edebileceklerdir.

Ayrıca, İYS'de bireysel ve tacir olmak üzere iki tür alıcı seçeneği bulunmaktadır. Böylelikle hizmet sağlayıcılar alıcı izinlerini tacir veya bireysel olarak ayrı ayrı yönetme imkanına sahiptir.

İYS, hizmetleri dahilinde farklı ileti paketlerini içermektedir. Buna göre ücretsiz olarak sunulan temel hizmet kapsamında aşağıdaki işlemler manuel olarak yapılabilecektir:

• İzin ekleme ve değiştirme kapsamında yeni izinler kaydedilir, mevcut izinler reddedilebilir veya mevcut retler izne dönüştürülebilir.
• İzin sorgulama kapsamında sorgulama alanına alıcının telefon numarası veya e-posta adresi girilerek izin durumu görüntülenir.
• Günlük raporlama kapsamında hizmet sağlayıcının kayıtlarında gerçekleşen değişiklikler rapor şeklinde sunulur.
• Marka ve bayi yönetimi kapsamında hizmet sağlayıcı farklı markalarını sisteme marka tescil belgelerini yükleyerek tanımlar, alıcılar markalar ve bayilere ayrı ayrı onay verebilir ve sistem izinleri ayrı ayrı yönetilebilir.

Entegrasyon modülü ise (API), başka bir yazılımın İYS'nin işlevlerini kullanmak için entegrasyonunu sağlar. Bu modül ile hizmet sağlayıcılar İYS ile bizzat entegrasyon sağlayabilir veya İYS'nin iş ortaklarından hizmet alarak da modülü kullanabilir. Entegrasyon modülünde hizmet sağlayıcı giriş için yetkilendirildiğinde, şu işlevleri kullanabilecektir:

• Her bir markaya yönelik alınan izinler İYS'ye kaydedilir.
• Kayıtlı alıcıların izin durumu her bir marka için sorgulanabilir.
• Bayi eklenebilir veya silinebilir ve bayilere yönelik alıcı izinleri listelenebilir.
• İzin durumlarında değişiklik yapılabilir.
• İYS'ye kaydedilen verilerin teyidi karşılıklı olarak mutabakat servisi aracılığıyla yapılabilir.

İYS modülü ise temelde alıcı-hizmet sağlayıcı arasındaki işlemlerinin İYS aracılığıyla yapılmasını sağlamaktadır. Bu yol ile alıcılardan sistem üzerinden onay alınabilir, ret bildirimleri yapılabilir. Belirli aydınlatma ve bilgilendirme şartlarına bağlı kalınarak işletilen bu yol ile izinler İYS aracılığıyla alınabilir. Onay alındığına ilişkin ispat yükü bu yol ile hizmet sağlayıcıdan kalkacak ve kayıtlar İYS'de saklanacaktır.

İYS'ye Nasıl Kayıt Olunur? Gerekli İşlemler Nelerdir?

Sisteme giriş yapabilmeniz için İYS başvuru formunu doldurmanız, bu formda belirtilen bilgi ve belgeleri eklemeniz gerekmektedir. Başvurunuz bu belgeler kapsamında değerlendirilip onaylandığında adınıza bir hesap açılmaktadır.

Başvuru MERSİS kaydı olan ve bu kayıtta yetkili görünen kişiler tarafından yapılmalıdır. Kayıt, yetkili tarafından e-devlet üzerinden veya e-imza ile yapılabilir. Başvuruda:

• Hizmet Sağlayıcı'nın MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri (ve elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi),
• İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi gerekmektedir.

Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkilinin daha ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanı imzalaması gerekmektedir. Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında sahip olduğunuz onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayılarınız talep edilmektedir.

İYS'ye iletilecek bilgiler ise şunlardır:

• İletişim adresi: Cep telefonu, e-posta
• İletişim kanalı: Arama, mesaj, e-posta
• İzin tarihi
• Alıcının tipi: Tacir, bireysel
• İzin kaynağı: Onay formu, web sitesi vb.

E-ileti Düzenlemelerine Uymamanın Yaptırımları Nelerdir?

Alıcıların hukuka aykırı ileti gönderimleriyle ilgili şikâyet hakkı bulunmaktadır. Bu şikayetler izinsiz ileti gönderimi, ileti gönderenin tanınır olmaması, ret imkanının sunulmaması, ret imkânı için iletiden farklı kanal sunumu, reddin nedene bağlı tutulması, promosyon katılım ve faydalanma hakkında bilgilendirmeme gibi sebeplerden kaynaklanabilir.

Ayrıca Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın, hizmet sağlayıcı ve aracı hizmet sağlayıcının gerçekleştirdiği faaliyet ve işlemleri resen denetleme yetkisi bulunmaktadır.

Şikâyet veya resen inceleme sonucu hukuka aykırılık tespit edilenler hakkında Yönetmelik'in 17. maddesi uyarınca, Kanun'un 12. maddesinde öngörülen idari para cezaları uygulanır. İlgili 12. Maddeye göre:

• Bilgi verme yükümlülüğüne, sözleşme şartlarının alıcıya bildirilmesi yükümlülüğüne, ticari elektronik ileti içeriğinin alıcıdan alınan onaya uygun olması yükümlülüğüne aykırı hareket edenler bin Türk lirasından beş bin Türk lirasına kadar,
• Sipariş onayı ve düzeltilmesi ile ilgili yükümlülüklere, ticari iletişimin adına yapıldığı kişinin açıkça belirlenebilir olması yükümlülüğüne, ticari elektronik ileti içeriğine ilişkin yükümlülüklere aykırı hareket edenler bin Türk lirasından on bin Türk lirasına kadar,
• İndirim ve hediye ile ilgili esaslara ilişkin yükümlülüklere, alıcının ticari elektronik iletiyi reddetme hakkına ilişkin yükümlülüklere aykırı hareket edenler iki bin Türk lirasından on beş bin Türk lirasına kadar,
• Bakanlıkça görevlendirilen denetim elemanlarına karşı bilgi, belge paylaşımı ve yardım yükümlülüğünü ihlal edenlere iki bin Türk lirasından beş bin Türk lirasına kadar,
• Yetkili makamlarca elektronik ticaretin gelişiminin izlenmesi ve değerlendirmesi için istenen bilgileri sisteme bildirmeme durumunda ise a beş bin Türk lirasından yirmi bin Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.

İYS'ye kaydolmamanız hâlinde ise, İYS'de üzerinde onayı bulunmayan alıcılara gönderilen iletiler izinsiz ileti gönderimi kapsamına girecek ve izinsiz iletilere ilişkin cezaların muhatabı olacaktır.

Değişiklikle Birlikte İYS İçin Son Tarihler Nelerdir?

Hizmet sağlayıcıların onaylarını 01.12.2020'ye kadar İYS'ye yüklemeleri gerekmektedir. Alıcılar ise bu onayları 16.01.2020 tarihine kadar kontrol edecektir. Bu tarihe kadar ret hakkı kullanılmadığında İYS'ye aktarılan onaylar geçerli kabul edilecektir.

Belirtmek isteriz ki değişiklik öncesinde alıcıların kontrol süresi 3 ay iken değişiklikle birlikte bu süre bir buçuk ay ile sınırlandırılmıştır. Kanaatimizce bu durumda aktarılan onayların olabildiğince tereddüte yer bırakmaması gerekmektedir.

İYS kaydınızla ilgili destek ve daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.