E-Fatura, E-Defter Başvurusu ve Kullanım Sürecinde Dikkat Edilecek Birkaç Husus

20 Haziran 2015 tarihinde yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik defter ve elektronik fatura kullanım alanı genişlemiş olup bu yazımızda hangi mükelleflerin zorunluluk kapsamında olduğu, başvuru süreçleri ve devamında dikkat edilmesi gereken hususlara değinilmiştir.

İlgili tebliğ ile 2014 yılı ve müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01 Ocak 2016 tarihinden itibaren elektronik defter ve elektronik fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Bu kriterin dışında detaylarına ilgili tebliğden de ulaşabileceğiniz özetle; ÖTV Kanununa ekli I sayılı listedeki mallar nedeniyle EPDK'dan lisans alan mükellefler , ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler de e-defter ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

E-Fatura ve E-Defter başvuruları için ilk olarak mali mühür temin edilmelidir. Aynı anda E-Fatura ve Mali Mühür Sertifikasına başvurma imkanı bulunmaktadır. Bu şekilde başvuru yapılması halinde E-Fatura hangi tarihte kullanılmaya başlanacaksa ilgili formda belirtilmelidir

MALİ MÜHÜR TEMİNİ

Mali Mühür, kullanıldığı belgeyi ilgili kurum nezdinde geçerli kılan bir tür elektronik imzadır. Hem e-defter hem de e-fatura sisteminin kullanılabilmesi için Tüzel kişilerin Mali Mühür temin etmesi gerekmektedir. Mali Mühür TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden temin edilmektedir.

ZAMAN DAMGASI

Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır. Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührün yanı sıra zaman damgası da eklenmelidir. Zaman Damgası, TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden ilgili başvuru prosedürü izlenerek temin edilebilmektedir.

E-ARŞİV

E-Defter, E-Fatura ve Defter Yükleme Berat'ları elektronik ortamda ( e-arşiv ) saklanmak zorundadır. Saklama işlemi ilgili kurumdan onay alan arşiv firmaları aracılığıyla yapılabilmektedir. İsteyenler kendi bilgi işlem altyapısını kullanarak da ilgili belgeleri muhafaza edebilir.

E-DEFTER

Bu uygulama ile tutulması zorunlu olan defterlerin ( Yevmiye defteri, Defter-i Kebir ) elektronik ortamda tutulması ve muhafazasına imkan sağlanmıştır. Uygulamadan yararlanmak isteyenler Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden elektronik ortamda ilgili belge ve bilgiler paylaşılarak başvuru yapabilmektedir. Başvuru kabul edilirse başvuru tarihini takip eden ayın başından itibaren e-defter tutulmaya başlanmalıdır. Dikkat edilecek birkaç husus:

• Kullanılacak program/yazılım uyumluluk onayı almış bir program/yazılım olmalıdır.
• Yevmiye kayıtlarını oluşturan kişi bilgisi defterde yer alacaktır.
• Belgelerin kayıt tarihlerine dikkat edilmelidir.
• Her bir belgeye ait bilgiler tek bir yevmiye kaydında olmalıdır. Her bir yevmiye fişinin içerisinde sadece bir adet belge olmalıdır.
• Gün içerisinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin kayıtlar incelenmeli fatura varsa ayrı kaydedilmeli diğerleri için masraf formu oluşturulmalıdır.
• Z Raporları günlük kaydedilmelidir.
• Defter berat yüklemeleri ilgili ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar yapılır. Yükleme yapıldıktan sonra bu dönemlere ilişkin kayıtlarda herhangi bir düzeltme/güncelleme yapılamamaktadır. Yüklenen defterler ve beratlar VUK'a göre 5 yıl, TTK'ya göre 10 yıl saklanmalıdır. Gerektiğinde ilgili kurumlar ( Mali İdare, vb. ) bu belgeleri elektronik ortamda talep edebilir.

E-FATURA

Bu uygulama ile kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip elektronik fatura oluşturulmaktadır. Uygulamadan yararlanmak isteyenler Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden elektronik ortamda veya posta yoluyla ilgili belge ve bilgiler paylaşılarak başvuru yapabilmektedir. Dikkat edilecek birkaç husus :

• E-Fatura uygulamasında kullanılacak yöntem belirlenmelidir. Mükellefler yeterli olması halinde kendi "Bilgi İşlem Altyapıları"nı kullanabilir, "Özel Entegrasyon" izni alan kurumların ürettiği sistemi kullanabilir, "GİB portalı" nı kullanabilir. Başvuru esnasında kullanılacak yöntem belirtilmelidir.
• E-Fatura uygulaması ile sadece e-fatura kullanıcılarına fatura düzenlenmektedir. E-Fatura kullanıcısı olmayanlara kağıt fatura düzenlenmeye devam edilecektir. Fatura düzenlemeden önce sistem üzerinden kontroller yapılarak işlem yapılmalıdır.
• Düzenlenen e-fatura alıcı firmaya sistem üzerinden gönderilecek olup gönderildikten sonra fatura üzerinde değişiklik/iptal yapılamamaktadır. Bu nedenle azami düzeyde dikkat edilmelidir. Fiyat değişikliği, fatura iptali vb. konularda VUK’a göre işlem yapılmalı alıcı firma iade faturası, fiyat farkı faturası vb. düzenlemelidir.
• E-Fatura kullanıcıları birbirlerine e-fatura dışında kağıt fatura düzenleyemezler. Bu şekilde bir işlem yapılması halinde geçersiz olan bir fatura kayıtlara alınmış gibi değerlendirilerek cezai işlem yapılmaktadır. Bu nedenle her iki durumda da, gerek satıcı konumunda olduğunuz işlemlerde gerek alıcı konumunda olduğunuz işlemlerde, alışveriş yaptığınız firmaların/kurumların e-fatura sistemine dahil olup olmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.
• Oluşturulan ve alınan faturalar VUK’a göre 5 yıl TTK’ya göre 10 yıl saklanmalıdır. Gerektiğinde ilgili kurumlar ( Mali İdare, vb. ) bu belgeleri elektronik ortamda talep edebilir.

E-ARŞİV FATURA

E-fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere e-fatura düzenleyememektedir. Bu mükelleflere kağıt fatura düzenlenmeye devam edilmektedir. E-arşiv fatura uygulaması ile e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere de e-fatura ile aynı hukuki statüye sahip e-arşiv fatura düzenlenebilecektir. Bu uygulamadan kendi bilgi işlem altyapılarını kullanarak faydalanmak isteyenler ilgili prosedürleri izleyerek GİB'e başvuracaklardır. Özel entegratörler aracılığı ile kullanmak isteyenler ise ayrıca GİB'e başvurmadan Özel Entegratör'e başvurarak uygulamadan faydalanabileceklerdir.

[1]www.efatura.gov.tr, www.edefter.gov.tr, www.resmigazete.gov.tr, www.gib.gov.tr, www.kamusm.gov.tr